Politique de confidentialité

Objectifs de la politique

Altex accorde une grande importance à la vie privée et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses employés et de ses clients notamment. Que leur conservation soit assurée par l’entreprise ou par un tiers. 

Ce document vise à informer des pratiques adoptées par Altex à l’égard des renseignements personnels et a pour but d’expliquer ses politiques et procédures en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels. Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par Altex, quel que soit le canal par lequel ils sont collectés. La collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels par Altex sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

Renseignement personnel

Un renseignement personnel inclut tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Responsabilité

L’appui de la haute direction est essentiel à la réussite du programme de protection des renseignements personnels et à l’adoption d’une culture respectueuse de la vie privée. La haute direction de Altex fait la promotion du programme de protection des renseignements personnels et veille à ce que les activités de l’entreprise soient conformes aux politiques et procédures définies.

Chez Altex, la gestion quotidienne du programme de protection des renseignements personnels est officiellement déléguée au responsable en matière de protection des renseignements personnels. Ce dernier est chargé de mettre en œuvre l’engagement de Altex à gagner et à conserver la confiance des clients et des autres parties prenantes en ce qui a trait à sa manière de traiter les renseignements personnels. Le responsable est chargé de structurer, de concevoir et de gérer le programme, y compris toutes les procédures, la formation, le contrôle/la vérification, la documentation, l’évaluation et le suivi. 

Détermination des fins de la collecte 

Dans toute situation, Altex s’assure d’avoir une raison légitime pour la collecte des renseignements personnels. Les raisons principales pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont les suivantes :

• Soutenir les processus de recrutement et la gestion des ressources humaines ;
• Établir et maintenir les relations commerciales avec les clients ;
• Cerner les besoins et les préférences du client et de ses utilisateurs finaux ;
• Fournir des produits et des services au client ;
• Respecter la loi et la réglementation et les dispositions contractuelles ;
• Enquêter sur les incidents et les plaintes ou différends du client et des utilisateurs finaux et les résoudre.

À ces fins, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :

• Des informations de contact 
• Des informations d’assurance sociale 
• Des informations financières 
• Des informations d’emploi 
• Des informations de localisation 
• Autres

Veuillez noter que nous ne collectons que les données qui nous aident à atteindre les raisons énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans obtenir votre consentement au préalable.

Consentement

À l’exception des situations permises ou requises par la loi, Altex ne recueillera vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous avons d’abord obtenu votre consentement. Le consentement sera obtenu avant de recueillir les renseignements personnels. Suivant la nature et la sensibilité des renseignements recueillis et les fins auxquelles ils sont utilisés, votre consentement peut être explicite ou implicite. En règle générale, Altex sollicitera un consentement explicite au moment de la collecte des renseignements. Le consentement peut être obtenu verbalement, par voie électronique ou par écrit. Dans certaines situations, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question. Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement à la cueillette, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également faire une demande de désindexation de vos renseignements, qui pourrait mener Altex à cesser leur diffusion ou à désindexer un hyperlien donnant accès à ces informations. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement ou de faire désindexer vos renseignements, Altex pourrait ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services par la suite.

Pour le retrait de consentement ou la désindexation, une demande écrite à cet effet doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels. Altex s’engage à respecter un délai raisonnable de 30 jours pour cesser l’utilisation des renseignements. 

Limitation de la collecte

Altex s’engage à limiter la collecte de renseignements personnels uniquement à ce qui est nécessaire pour établir, gérer et maintenir ses relations avec les personnes concernées et aux fins détaillées précédemment. Altex collecte les renseignements personnels que vous fournissez volontairement lorsque vous utilisez nos services. Ceux-ci comprennent, sans s’y limiter : la complétion d’un formulaire, les communications téléphoniques pour le paiement des services, la postulation aux offres d’emploi, autre… 

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation 

Altex s’engage à n’utiliser les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. À moins d’une exception prévue par la loi, Altex obtiendra un nouveau consentement de la personne concernée pour utiliser les renseignements à une autre fin que celle pour laquelle le consentement original avait été obtenu.

Altex ne communiquera pas de renseignements personnels à des tierces parties sans avoir préalablement obtenu le consentement des personnes visées ou si les lois applicables prévoient qu’il est possible de le faire sans leur consentement, par exemple :

• Lors d’un audit, d’un contrôle financier ou toute autre inspection obligatoire dans le cadre duquel l’anonymisation des renseignements personnels ne serait pas possible
• Dans le cadre des demandes normales faites par les services gouvernementaux afin d’assurer le fonctionnement de leurs services tels que le versement des prestations de chômage.

De façon générale, les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés et stockés au Québec. Toutefois, certains de nos fournisseurs de services peuvent les stocker à l'extérieur de la province pour les besoins des services qu’ils nous fournissent. Lorsqu’applicable, Altex s’assure, par l’entremise d’une entente écrite, que les renseignements bénéficient de contrôles assurant la protection de leurs caractères confidentiels et qu’ils ne soient utilisés et conservés que pour les finalités décrites dans cette politique.

Altex dispose d’une politique en matière de gestion du cycle de vie des renseignements personnels. À ce propos, Altex s’engage à ne conserver les renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire pour nous permettre de réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, nous conformer aux exigences légales et protéger nos intérêts commerciaux légitimes. Après ce délai, Altex s’assurera de la destruction ou l’anonymisation sécuritaire des renseignements personnels afin de conserver la confidentialité de ceux-ci et de respecter ses obligations en vertu des lois applicables.

Exactitude

Altex s’engage à prendre toutes les mesures utiles et raisonnables pour garantir l’exactitude des renseignements personnels en sa possession. Si vous remarquez des erreurs dans vos renseignements ou si vous souhaitez les mettre à jour, veuillez-nous en aviser en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Altex s’engage à respecter un délai raisonnable de 30 jours pour apporter les modifications nécessaires.

Mesures de sécurité

Altex utilise toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels en sa possession. Nous nous engageons à mettre en place des protections contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures techniques, administratives et organisationnelles appropriées de sécurité. Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels peut dépendre des éléments suivants :

• Le degré de sensibilité des renseignements personnels.
• La quantité, la distribution et le format de l’information.
• La méthode et la durée de conservation.

Gestion des incidents de confidentialité

Altex s’est doté d’un plan de réponse cas d’incident touchant les données personnelles, qui est revue et amélioré de façon continue. Ce plan fait en sorte que tout incident menaçant la vie privée soit adéquatement géré et résolu de manière coordonnée. Le plan énonce clairement les rôles et responsabilités de chacun, ainsi que les critères à respecter en matière de signalement, de recours hiérarchiques et de prises de décisions. Les incidents sont consignés dans un registre pour fins de références.

Transparence

Altex s’engage à ce que toute personne ait facilement accès à des renseignements précis sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Altex sont gouvernées par la version courante de la présente Politique de confidentialité.

Il est possible que nous apportions périodiquement des mises à jour à notre politique. À ce titre, nous vous invitons à la consulter périodiquement afin de prendre connaissance des dernières mises à jour. 

Accès aux renseignements personnels

Vous pouvez en tout temps formuler une demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent. Pour se faire, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels. Altex s’engage à vous répondre dans les 30 jours de la date de réception de la demande. En cas de refus de notre part, nous vous informerons des raisons de ce refus, sous réserve des restrictions prévues par la loi, ainsi que des recours qui s’offrent à vous.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes 

Les questions ou les plaintes concernant la manière dont Altex traite les renseignements personnels peuvent être transmises au responsable de la protection des renseignements personnels. Altex a mis en place des procédures pour répondre aux demandes ou plaintes concernant sa manière de traiter les renseignements personnels et s’engage à mener les investigations afférentes à ces plaintes ou à celles qui concerneraient le respect de la présente politique de confidentialité. 

Contact du responsable à la protection des renseignements personnels

Pour toute question ou commentaire concernant la présente politique de confidentialité ou la protection des renseignements personnels, pour exercer tout droit applicable, pour déposer une plainte ou pour obtenir des informations sur les politiques de Altex et ses pratiques à l'égard de tout fournisseur de services, le responsable de la protection des renseignements personnels peut être contacté par courrier électronique à l'adresse prp@altex.ca ou par courrier postal à l'aide des informations de contact suivantes :